Colombia les ha abierto las puertas a las novedades tecnológicas como lo hemos documentado anteriormente, con la aplicación tanto de la Robótica como la Biométrica, que van sumando beneficios en materia de seguridad, agilidad de procesos y eficiencia en la prestación de servicios a los ciudadanos.
Ahora el sendero de la transformación tecnológica que experimenta el país, se enfoca en la optimización de la gestión documental que se desarrolla en las notarías; tal como se expuso en el VII Congreso Notariado Colombiano, evento realizado en el mes de Julio del presente año; durante el cual los principales manifiestos fueron: Reducir el consumo de papel, bajar costos operativos para los usuarios y abreviar los tiempos de gestión en procesos de documentación.
Hacia la construcción de seguridad jurídica
El avance logrado con base en el procedimiento biométrico de la firma digital, es un factor clave que ha permitido a la Escritura Pública Digital, ver la luz; Álvaro Rojas Charry, Presidente de la UCNC (Unión Colegiada del Notariado Colombiano), preciso durante el marco del congreso el beneficio de seguridad que ha reportado la identificación biométrica en línea gestionada por la Registraduría Civil de la Nación, pues a través de la consulta con sus bases de sus datos, es posible validar la veracidad de los documentos públicos digitales mediante los cuales se realizan tramites y procesos.[1]
Por su definición, las escrituras públicas son documentos que reúnen información sobre un hecho o derecho, autorizado por un notario público quien se encargará de dar fe respecto a su contenido y a la capacidad jurídica de las personas que intervienen en su presentación, cumpliendo con los requisitos legales y de protocolo necesarios.[2]
Las escrituras públicas digitales, son archivos electrónicos encriptados alojados en la nube, codificados con su número único de matrícula. Cumplen con las mismas características de los documentos impresos para ser autorizados por un notario público.
Es importante aclarar que las escrituras públicas digitales, son documentos de naturaleza electrónica creados por un software, pues no es igual a escanear documentos físicos y convertirlos en archivos digitales.
Desde el año pasado, algunas notarias del país adoptaron un plan piloto para gestionar escrituras públicas digitales, pues se requería de la aplicación de un software especializado para crear el documento electrónico, que pudiese ser virtualizado. Para el segundo semestre del 2018, estos documentos digitales comenzaron a gestionarse bajo la supervisión de la Superintendencia de Notariado y Registro, con el objetivo de mejorar el servicio que prestan las notarías a los usuarios.
Del papel al documento electrónico
Colombia ha realizado paulatinamente su evolución tecnológica, la cual es palpable en diferentes ámbitos, en el caso de los procesos notariales, ha dado un gran paso al contar con los certificados y firmas digitales, elementos claves para el desarrollo de las escrituras públicas virtuales.
La ley 527 de 1.999 para las TIC, a través de la cual se reconocen las firmas electrónica y digital; posteriormente con el decreto 2364 de 2012, da vigencia al Artículo 7 de la misma ley, establece procedimientos seguros de verificación para información electrónica, reduciendo los riesgos de fraude para sus usuarios.[3]
¿Cómo funciona la escritura pública digital en Colombia? Los solicitantes se acercan a la notaria para constituir el documento, se cancelan los derechos que correspondan, el manuscrito es autorizado por el notario firmándolo, posteriormente se crea una copia digital, con acceso encriptado y su número de matrícula.
Actualmente en Colombia se reconocen tres formas de escritura pública: la primera es la tradicional impresa manuscrita, la segunda es un soporte electrónico con la firma digital de los solicitantes y certificada con la firma del notario; la tercera es la escritura electrónica con firma digitalizada de los solicitantes, encriptada mediante la firma electrónica certificada del notario.
Beneficios de la implementación de las escrituras públicas digitales
Tanto la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, como la Superintendencia de Notariado y Registro, tenían claros los objetivos de involucrar procesos con altos componentes de tecnología en las operaciones notariales desarrolladas, pues se buscaba en primera instancia la reducción del consumo de recursos, potenciar la calidad del servicio a los usuarios, además de aumentar la seguridad en los trámites para evitar fraudes.
Veamos qué otros beneficios a largo plazo trae para el país, la evolución tecnológica en términos de documentación[4]:
- Bajar los costos de archivo en los cuales incurre la nación, según el Superintendente de Notariado, el valor asciende a $470.000 millones de pesos al año.[5]
- Abreviar trámites que antes requerían mucho tiempo para su desarrollo, como la compra venta de bienes raíces.
- Evitar las suplantaciones de identidad para cometer delitos como fraudes o estafas.
- Acceso de información de manera ágil, pues la documentación ahora se aloja en la nube.
- Capacitación permanente de los equipos de notariado con respecto a la forma de realizar trámites en línea, sus requerimientos y procedimientos, de modo que puedan orientar de manera eficiente a los usuarios.
- Es posible hacer gestión de documentos a través de los servicios de las notarías en línea, ahorrando tiempo en desplazamiento hasta los puntos de atención.
- Proceso de adopción social de una nueva cultura en la gestión de trámites notariales.
Por otra parte, según investigaciones de la Superintendencia de Notariado a marzo de 2018, se habían calculado 1.800 kilómetros de papel, eso quiere decir que hay una extensión de archivos comparables a la distancia que existe desde los departamentos de Nariño a la Guajira, lo cual motivó la campaña de Cero Papel en las notarías desde el año pasado, pues el objetivo es reducir el daño medioambiental causado por la extracción de recursos naturales requeridos para elaborar papelería, e intentar no prolongar prácticas que van en detrimento del entorno natural del país.
Esta gama de avances tecnológicos, nos sorprenden por su capacidad de hacer competitivo a nuestro país con las buenas practicas que de eficiencia y productividad en procesos; de igual modo estamos experimentando el desprendernos del papel en el desarrollo de nuestros diferentes trámites, invitándonos a proteger el medioambiente y abrir la puerta a procesos más simplificados.
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Por: Andrea Talero – [email protected]
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[1]https://www.eltiempo.com/colombia/otras-ciudades/notariado-colombiano-adelantara-congreso-sobre-avance-tecnologico-240180
[2]https://www.gerencie.com
[3]https://web.certicamara.com/media/23647/tecnologia_y_administracion_de_justicia_en_colombia.pdf
[4]https://conexioncapital.co/todos-los-tramites-escritura-publica-seran-digitales-supernotariado/
[5]https://www.dinero.com/pais/articulo/supernotariado-desarrolla-sistema-electronico-para-tramites/255225