miércoles, 10 de febrero de 2016
Hablaremos en esta ocasión de empresas cuyo objeto social se desarrolla sobre actividades relacionadas con las Tecnologías de Información y las comunicaciones (TIC), y en donde los proyectos tratan el desarrollo de una solución tecnológica que implica la compra de productos al fabricante, una fase de implementación, un servicio de mantenimiento, un servicio de soporte y la eventual ejecución de garantías.
Los contratos que suscriben aquellas empresas, hacen que surja un deber preventivo de seguimiento a las cláusulas del contrato que se convierte en una cuestión de crucial importancia y que muchas veces, produce dolores de cabeza por causa de la omisión de verificaciones simples que se debieron dar en los eventos de renovación contractual, en el ámbito privado y adición o prórroga en el ámbito público.
La correcta administración de los contratos en las empresas, implica la revisión periódica del cumplimiento del objeto contractual en su generalidad, el seguimiento del avance de ejecución financiera y también el desarrollo de un proceso de administración contractual, que se encarga del seguimiento del texto del contrato y el estudio de la ejecución de cada cláusula y sus consecuencias prácticas para las partes. Lo último, se vuelve fundamental e incorpora al área jurídica.
«Los contratos que suscriben aquellas empresas, hacen que surja un deber preventivo de seguimiento a las cláusulas del contrato que se convierte en una cuestión de crucial importancia.»
Los siguientes, son cinco errores comunes a tener en cuenta para evitar un posible desajuste presupuestal y que además, le permiten tener un pequeño listado de verificación que eventualmente puede evitar que su situación contractual sea más gravosa después de una renovación, adición o prórroga del contrato.
1. Cláusulas de terminación anticipada de servicios
Cuando se tiene un contrato en el que se activan y prestan servicios a demanda y dichos servicios se activan por períodos mínimos de duración, a la hora de renovar el contrato o de prorrogar el mismo, es necesario verificar las condiciones en las que se maneja la terminación anticipada de cada uno de los servicios considerados como unidad.
Es usual operar inicialmente con una cláusula en la que se establece el pago de una suma de dinero a título de compensación por la terminación anticipada de un servicio unitario.
A la hora de la renovación o prórroga, por el afán propio del negocio y de la continuidad en la prestación del servicio, se firma el contrato, sin percatarse de cambios propuestos e introducidos al texto contractual y resulta avalándose la condición según la cuál el contratante podrá dar por terminado cualquiera de los servicios activados sin ninguna justificación pero aún, sin reconocer una compensación económica por incumplimiento del plazo mínimo de prestación.
2. Cláusula de renovación automática del contrato
La renovación del contrato, en lo que a contratos entre empresas privadas se refiere, puede operar de manera automática de acuerdo a lo establecido en las cláusulas contractuales. Esta renovación, beneficia las tablas presupuestales de los prestadores del servicio de tal forma que permite la planeación de servicios y la previsibilidad anticipada de la terminación.
«Las empresas pueden pasar por alto el detalle de revisar que las condiciones a las que se somete la renovación automática no vayan en detrimento de los beneficios que inicialmente ostentaban…»
En el intercambio de firmas y propuestas de nuevas cláusulas para una renovación, las empresas pueden pasar por alto el detalle de revisar que las condiciones a las que se somete la renovación automática no vayan en detrimento de los beneficios que inicialmente ostentaban o, que configuren condiciones que económicamente sean perjudiciales.
3. Servicios de mantenimiento y soporte
Este es un error que podemos marcar como uno de los más comunes en el área de los contratos públicos en proyectos TI, se trata del trámite de la prórroga de un contrato que en el objeto contempla el soporte y mantenimiento de equipos existentes y además abarca la compra de nuevos equipos que requieren instalación.
Se hace el soporte y mantenimiento de los equipos existentes en la oportunidad señalada en el contrato, pero por causa imputable a la entidad pública, ya sea porque no se ha terminado la adecuación del lugar de entrega de los equipos o por que el lugar de instalación no se encuentra en condiciones que permitan el debido cuidado de los bienes, no se hace la entrega e instalación de los equipos nuevos.
En estos contratos, surge entonces la necesidad de prórroga y el problema se presenta cuando la entidad solicita durante el término de la misma, mantenimiento y soporte de los equipos existentes, en tanto se sucede la instalación de los nuevos.
El error del contratista es la falta de verificación del otrosí, que establece que se prorroga el tiempo de cumplimiento y que todas las demás obligaciones del contrato continúan sin modificación alguna.
Para la firma del otrosí se debe verificar que quede constancia del cumplimiento de las obligaciones de soporte y mantenimiento de los bienes existentes, y establecimiento claro del objeto de la prórroga sólo en razón de la entrega e instalación de los nuevos bienes, de lo contrario, el contratista debe asumir los costos de mantenimiento y soporte que le sean requeridos por la entidad durante el plazo de la prórroga.
4. Término de las garantías de fábrica
Este error sucede en el ámbito de los contratos suscritos con entidades públicas al momento de la prórroga y adición; cuando existe ampliación en tiempo del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.
El contratista suele olvidar que por el mismo tiempo serán prorrogadas todas las garantías contempladas en el contrato y el pliego de condiciones, incluidas las garantías de fábrica. De conformidad con el ofrecimiento inicial que en la oferta haya hecho el contratista a la entidad pública, se deberá vigilar que el otrosí no contenga ampliaciones en tiempo, en materia de garantías ofertadas por fabricante, que resulten en el futuro imposibles de cumplir.
5. Modificaciones a la forma de pago
Este último error se presenta de manera más frecuente en los contratos entre privados, es un descuido en la lectura de la versión final del contrato a firmar, y se ha presentado varias veces en el ámbito público con un desafortunado desenlace, ya que para alegar cualquier pérdida económica ante una entidad pública la causa no puede sustentarse en la propia culpa de quien tuvo la obligación de verificar que las condiciones fueran las mismas a las consagradas en los documentos de la contratación.
En el ámbito privado se trata simplemente de una correcta y prevenida administración que evite un papeleo incómodo con el cliente y un posible desajuste presupuestal que retrase la ejecución financiera del proyecto.
«Este último error se presenta de manera más frecuente en los contratos entre privados y se ha presentado varias veces en el ámbito público con un desafortunado desenlace.»
Los anteriores, son los errores que comúnmente cometen las empresas del sector TIC por causa de descuidos tan sencillos como el adecuado seguimiento y administración de los contratos por parte de un profesional en la materia y, por supuesto, por confianza excesiva y afán al momento de la firma del contrato con motivaciones de continuidad del servicio.
Es preciso incorporar una cultura empresarial que nos evite el tratamiento de las consecuencias de los errores mencionados mediante un proceso juicioso de administración de contratos, que integre los ejecutores del proyecto y el área jurídica.
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