Mucho se ha hablado de los Sistemas de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) y la necesidad de implementarlos con el objetivo de evitar la interacción de las empresas con actividades relacionadas al lavado de activos o la financiación, sin embargo no existe una postura uniforme respecto al grado de controles, alertas o documentación con las que debe contar una empresa para considerar que su sistema SARLAFT es efectivo.
Es por eso que veremos algunos tips importantes que para puedas determinar el grado de SARLAFT que necesita tu organización.
1. Conoce bien el significado de la “Debida Diligencia”
La circular 100-000005/2014 del 17 de junio de 2014, actualizada por la circular externa 100-000006/2014 de agosto de 2016 establece que:
“En todo caso, se deberá disponer de todos los mecanismos, procedimientos y medidas que permitan el adecuado conocimiento de los clientes y demás Contrapartes, para prevenir y gestionar el Riesgo de LA/FT. Esto incluye el adecuado conocimiento de los mercados en que operan y de las actividades que desarrollan las Contrapartes, así como el conocimiento de los Beneficiarios Reales y/o controlantes de las respectivas Contrapartes, por medio de las herramientas de que disponga”
De lo anteriormente citado encontramos que resaltan dos aspectos esenciales de la debida diligencia, en primer lugar, el criterio proactivo ligado estrechamente a los procedimientos que nos permitan conocer a la contraparte (diligenciamiento de formularios, consulta de listas obligatorias y/o sugeridas) y en segundo lugar, un criterio subjetivo atado directamente a la toma de decisiones con base a la información recolectada.
Conocer el verdadero significado de la debida diligencia te ayudará a determinar el numero de actividades o filtros que la contraparte debe superar para disipar en la mayor cantidad posible cualquier duda relacionada al riesgo LA/FT.
2. Determina qué actuaciones son poco comunes en tu rama empresarial
Conocer el negocio implica tener claridad de lo que sucede cotidianamente en la organización, esto facilita detallar aquellas actividades que resultan anormales o que llevan consigo un fuerte indicio de una conducta asociada a un riesgo de Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo.
Las conductas que generan mayor inquietud al tratarse de terceros recaen en la forma de pago de los servicios adquiridos, la renuencia a entregar información de soporte referente a su composición accionaria o incluso la misma imposibilidad de corroborar la información suministrada por este.
Si después de este estudio resultan muchas conductas inusuales lo mas recomendable es estructurar un manual en donde queden detalladas junto con las acciones a tomar en el evento que se presenten, esto ayudará a que tus empleados contribuyan con la mitigación del riesgo LA/FT en tu organización.
3. Designa un Oficial de Cumplimiento
La circular externa 100-000003 de 2016 ha definido a los oficiales de cumplimiento como: “la persona natural designada por los Altos Directivos para liderar y administrar el Sistema de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional. El mismo individuo podrá, si así lo deciden los órganos competentes de la Persona Jurídica, asumir funciones en relación con otros sistemas de gestión de riesgo, tales como los relacionados con el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, la protección de datos personales y la prevención de infracciones al régimen de competencia.”
Tal y como pudimos observar el rol del Oficial de Cumplimiento se atañe principalmente a una función de administración del Sistema de Riesgos, sin embargo, la Superintendencia de Sociedades abre la puerta a un margen discrecional que le permite a las empresas asignar funciones relacionadas a temas de protección de datos personales y prevención de infracciones al régimen de competencia.
Si bien esta es una práctica común, considero que antes de atribuir funciones adicionales a los Oficiales de Cumplimiento, es necesario verificar si está en capacidad de asumir la totalidad de estas labores o si es necesario contar con encargados específicos para tratar estos asuntos en la organización. Esto se debe a que en el caso de asignar demasiadas funciones a un mismo oficial se pierde en gran medida su función preventiva y administrativa, lo cual abre la puerta a validaciones erróneas, o incompletas, falla en la atención de requerimientos, entre otros.
4. Evalúa si puedes llevar la gestión de SARLAFT únicamente con tu Oficial de Cumplimiento o si requieres un soporte externo especializado.
En ciertos casos las organizaciones afrontan una gran necesidad de contar con procesos de SARLAFT extremadamente rápidos, eficientes, dinámicos y actualizables que le permitan realizar contrataciones seguras. Es por esta razón que la labor del Oficial de Cumplimiento puede resultar insuficiente e incluso puede ser tomada como una obstrucción para el funcionamiento de la empresa.
Es en estos escenarios que se empieza a percibir la necesidad de complementar la gestión del Oficial de Cumplimiento acudiendo al uso de herramientas automatizadas proporcionadas por agentes externos especializados, los cuales facilitan una rápida toma de decisiones y un excelente manejo de riesgos.
Tal y como se pudo observar, los Sistemas de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) son un fiel reflejo del modelo de negocio y para implementar un modelo eficaz se requiere un acucioso estudio de sus necesidades concretas, las capacidades del personal contratado y el volumen de tareas asociados a las actividades de cumplimiento.
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Por: Jhohan Sanabria, [email protected]
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