Transformar ideas en empresas de base digital exige la toma de decisiones informadas que a futuro eviten que se ponga en peligro la continuidad del negocio. Siguiendo la temática sobre lecciones de emprendimiento: tecnología y legalidad van de la mano a continuación los ilustramos con tres lecciones que se deben tener en cuenta en la fase de formación y puesta en marcha de un emprendimiento y que pueden llegar a tener consecuencias legales:
1. La formalización de la idea de negocio
En primer lugar, es importante que los fundadores tengan claridad sobre la idea de negocio y la forma en que quieren desarrollarla. A partir de allí, deben plasmar la idea de manera fiel en el acto de constitución de la empresa, establecer el aporte de cada uno y hacer corresponder dicho aporte con el porcentaje accionario que se le asigne a cada fundador.
Muchas veces cuando se tiene una idea de negocio, no se dimensiona inicialmente que tan exitosa puede llegar a ser y se comete el error de obviar la formalización de la idea mediante la creación de una empresa. En otros casos, en el momento de la formalización, se prioriza el trámite y se ignora la documentación legal creyendo erradamente que la idea de negocio que se tiene en mente, la forma en que opera hasta el momento o las condiciones que se manejan entre los fundadores, son las que efectivamente se encuentran plasmadas en los documentos.
Es importante no solo formalizar la idea de negocio a tiempo, convirtiendo la operación en una empresa legalmente constituida, sino también fijarse en las condiciones en las cuales esto queda plasmado en los documentos. Evitar este tipo de errores es crucial, recuerde que la falta de formalización del negocio y la falta de establecimiento formal de las condiciones negociales provocó uno de los juicios más famosos de los últimos años en materia de emprendimiento en los Estados Unidos, el caso de los hermanos Winklevoss contra Mark Zuckerberg, fundador de Facebook.
2. La importancia del Objeto Social
Para el caso de las startup en Colombia, se ha generalizado el uso de la figura societaria denominada sociedad por acciones simplificada, conocida por sus siglas “SAS”. Este tipo de sociedad se encuentra regulada por la ley 1258 de 2008, la cual establece que si nada se dice en el acto de constitución, se entiende que la sociedad podrá realizar cualquier tipo de actividad lícita.
Sin embargo, para efectos tributarios y para efectos de inscripción de actividades principales en el registro mercantil, en las cámaras de comercio le solicitan a la nueva empresa una descripción breve de las actividades que desarrollará. En este punto es importante, tratándose de emprendimientos de base tecnológica, tener claridad legal sobre la actividad que se ejerce, sobre todo en aquellos casos en los que la operación involucra actividades que se encuentran estrictamente reguladas por la normatividad.
El mejor ejemplo en Colombia para demostrar la importancia de la correcta consagración del objeto social en el registro mercantil es la plataforma UBER, cuyo objeto social coincide con la prestación de servicios con dispositivos móviles o con aplicaciones basadas en desarrollos web.
Tenga en cuenta que si la inscripción de UBER se hubiera hecho de manera desprevenida, cualquier persona podría haber registrado la prestación de servicios de transporte y sólo por este hecho, habría creado la obligación legal de tener registro y permiso de operación en el Ministerio de Transporte.
“Es importante no solo formalizar la idea de negocio a tiempo, sino también fijarse en las condiciones en las cuales esto queda plasmado en los documentos.”
3. Protección de los datos personales
Los emprendimientos de base tecnológica, aquellos que operan sobre software o plataformas tecnológicas que conllevan operaciones de e-commerce, o aquellos que para su funcionamiento recaban datos personales, deben informarse sobre las obligaciones que se derivan en este aspecto de las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el decreto 886 de 2014.
Poner a disposición de los usuarios la política de tratamiento y protección de datos, informarle sobre el procedimiento de atención de quejas y reclamos sobre los datos recabados, capacitar al personal para la atención de este tipo de solicitudes y reportar toda la información a la autoridad competente, son las principales previsiones que debe tener en cuenta si no quiere que su empresa se haga acreedora de una sanción económica.
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