martes, 6 de octubre de 2015
La sencillez y practicidad con la que las empresas del sector TIC manejan sus procesos hace que muchas veces no existan la sensibilización ni la capacitación adecuada del personal del área comercial para participar en procesos de contratación del sector público con propuestas que cumplan las condiciones de calidad, y que eviten contratiempos por cuestiones jurídicas.
A continuación los siete errores que considero más comunes cometidos por los oferentes en los procesos públicos de contratación:
1. Errores o inconsistencias en la inscripción, renovación y actualización del Registro Único de Proponentes – RUP
Este error se deriva directamente de la administración incorrecta de los contratos al interior de las empresas. Los contratos se registran en Cámara de Comercio cuando se encuentran completamente ejecutados, terminados y liquidados; para el registro de su valor en salarios mínimos mensuales legales vigentes se toma en cuenta el valor total del contrato con todas sus adiciones y la conversión a salarios mínimos mensuales legales vigentes del año de terminación.
El contrato, tal cual fue registrado en Cámara de Comercio, junto con la tasa de cambio que se utilizó para la conversión a pesos y se reflejó en el registro (en el caso de los contratos suscritos en moneda extranjera), debe archivarse junto con la facturación, las actas de inicio y actas de entrega, de finalización, de liquidación y certificación en una sola localización dispuesta al área comercial, de tal forma que a la hora de presentar la documentación ante una Entidad Estatal no se presenten inconsistencias y todas las personas que vayan a intervenir en el proceso tengan la misma información disponible, con la misma interpretación.
2. No verificar los requisitos habilitantes y la minuta del contrato
La verificación de los requisitos habilitantes y la modalidad de contrato que se utilizará para el negocio específico son características que los oferentes deben examinar mientras no se haya expedido el acto administrativo de apertura del proceso, es decir, mientras el Pliego de condiciones se encuentra publicado en borrador.
Es importante verificar estos requisitos con la finalidad primaria de determinar la participación de la empresa en el proceso y verificar la modalidad contractual a utilizar junto con su abogado, dadas las obligaciones y consecuencias que trae consigo cada una de ellas.
«El contrato, tal cual fue registrado en Cámara de Comercio debe archivarse junto a la facturación en una sola localización dispuesta al área comercial.»
3. No presentar observaciones a tiempo
De la revisión de los requisitos habilitantes, de la minuta del contrato y adicionalmente de la revisión de las condiciones técnicas, incluidos los requisitos puntuables, surge la necesidad de enviar observaciones a la entidad por varios motivos, entre ellos, solicitud de cambios, solicitud de aclaraciones para la respuesta correcta de la oferta, verificación de inconsistencias en los documentos del proceso, etc. La formulación de las observaciones y la respuesta que frente a ellas dé la entidad, constituyen material de trabajo que colabora con dar claridad a las condiciones exigidas y que en momentos como la evaluación, sirve como herramienta de interpretación y sustento de puntos que se encuentren en discusión.
4. La errada constitución del consorcio o la unión temporal
La mayoría de las entidades circunscribe dentro del pliego de condiciones la minuta, modelo que deben utilizar los oferentes que participan en calidad de consorcio o unión temporal. Cuando esto es así, es importante apegarse a la minuta dispuesta para evitar errores por falta de inclusión de algunos aspectos requeridos por la entidad.
En caso de que la minuta modelo no venga incluida, los oferentes deberán prestar especial atención al término de vigencia exigido para la unión temporal o el consorcio. Este término de vigencia no solo aplica para el consorcio o la unión sino para cada uno de los integrantes y en el caso específico de las empresas de tecnología, se debe tener en cuenta que estos términos de constitución deben abarcar el tiempo suficiente para responder por las garantías, contratos de soporte y mantenimiento adicionales que se estén ofertando.
En el caso de las uniones temporales es importante establecer la extensión de la participación, actividades y responsabilidades.
5. Errores en la respuesta punto a punto del anexo técnico y errores en el anexo económico
Estos errores son más comunes de lo que se piensa. El error en el anexo técnico se deriva de los cambios que surte el anexo con las adendas y como consecuencia de la respuesta a las observaciones planteadas por los demás oferentes. Además de prestar atención a las condiciones definitivas, debe hacerse una verificación punto a punto de los seriales y condiciones técnicas específicas que se están ofertando ya que cualquier inconsistencia o error difícilmente es corregible dado que su cambio puede interpretarse como un mejoramiento de la oferta, no permitido por la ley.
Al igual que el anterior, de conformidad con los cambios o ajustes que se presentan en los bienes y servicios a contratar, se presentan así mismo cambios en el anexo económico o documento de oferta económica. Prestar atención a este documento es primordial ya que tampoco admite cambio alguno.
«Las inconsistencias técnicas y económicas son difícilmente corregibles dado que el cambiarlas puede interpretarse como un mejoramiento de la oferta.»
6. No dimensionar costos y condiciones jurídicas de servicios adicionales y garantías
En este punto, el peso económico con el que cargará la empresa en el caso de presentarse un error es considerable y puede que conlleve a un error o a la falta total de dimensionamiento de los costos adicionales que pueden significar las garantías extendidas de los productos. Pero adicional a esto, las empresas deben tener en cuenta el peso jurídico de la extensión de garantías y del ofrecimiento de contratos adicionales de soporte y mantenimiento, y la responsabilidad solidaria con el fabricante por el tiempo de vigencia de la garantía y la obligación de responder a la entidad contratante por soporte y mantenimiento después de terminado el período oficial de ejecución del contrato, de acuerdo a las condiciones del ofrecimiento adicional.
Es importante evitar la pérdida de oportunidades en el sector público por factores diferentes a la verdadera competitividad de las empresas participantes en los procesos, tenga en cuenta que los errores o inconsistencias en el RUP, en la constitución de consorcios o uniones temporales, en la respuesta punto a punto del anexo técnico y cualquier modificación o falencia en el anexo económico representan la posibilidad tangible del rechazo de la oferta presentada.
Y, Por su parte, la falta de verificación de los requisitos habilitantes, la minuta del contrato, presentación de observaciones, dimensionamiento de costos y condiciones jurídicas sobre servicios adicionales y garantías pueden representar la pérdida total de las utilidades proyectadas sobre el negocio en su compañía.
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